Ziff. 2.10.9.1.3 Controlling und Evaluation

Die Überwachung der Programme und Projekte obliegt in erster Linie der jeweiligen nationalen Koordinationseinheit im Partnerstaat. Sie stützt sich dabei auf die periodische Berichterstattung zum Fortschritt der Projekte durch die lokalen Umsetzungsverantwortlichen. Gleichzeitig misst die Schweiz bei der Begleitung einem leistungsfähigen und effizienten Steuerungs- und Überwachungssystem für die Programme hohe Bedeutung bei. Sowohl auf der Ebene der Länderprogramme als auch der einzelnen Programme und Projekte werden zu Beginn der Umsetzung Monitoringsysteme etabliert, die auf den Erfahrungen der bisherigen Beiträge basieren. Die Schweiz wird eigene Fortschrittskontrollen durch die Schweizer Vertretung vor Ort und durch die Zentralen der DEZA und des SECO vornehmen. Dabei werden die schweizerischen und lokalen Fachkräfte Effizienz und Wirksamkeit der Projekt- und Programmumsetzung und die Mittelverwendung überprüfen. Neben der korrekten Durchführung der Programme steht die Erreichung der geplanten Resultate im Zentrum des Interesses. Bei mangelndem Fortschritt haben die zuständigen Bundesämter die Möglichkeit, eine Reallokation der Mittel sowohl innerhalb als auch zwischen den Programmen in einem Partnerstaat zu verlangen.

In den länderspezifischen Umsetzungsabkommen werden sowohl die Auswahl von Programm- und Projektvorschlägen wie auch rechtlich verbindliche Regeln für sensible Phasen der Zusammenarbeit festgelegt. Dazu gehören:

– die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen;

– die Überprüfung der Umsetzung der vereinbarten Unterstützungsmassnahmen. Weiter enthalten die Umsetzungsabkommen eine Anti-Korruptionsklausel gemäss

Artikel 13 des Beitragsabkommens. Damit verpflichten sich die Schweiz und der Partnerstaat, jegliche Formen von Korruption zu bekämpfen. Die finanziellen Prüfverfahren sind sowohl auf der Programm- als auch auf der Projektebene angelegt. Auf Programmebene ist die nationale Prüfbehörde zuständig; auf Projektebene werden auch Aufträge an private Treuhand- und Revisionsunternehmen vergeben. Die Schweiz darf zudem jederzeit selbst Prüfungen vornehmen. Auf der Ebene der strategischen und operativen Gesamtprogrammsteuerung finden in jedem der Partnerstaaten regelmässig formelle Besprechungen statt. Dabei prüft die Schweiz zusammen mit der zuständigen nationalen Koordinationseinheit, inwieweit und für welche Massnahmen die Mittel verpflichtet wurden, wie die Umsetzung voranschreitet und wie die vorgegebenen Ziele erreicht werden. Ausserdem wird bei Bedarf gemeinsam vereinbart, Programm- und Projektanpassungen vorzunehmen. Dabei werden auch allfällige Risiken analysiert und allfällige Massnahmen vereinbart. Jeder Partnerstaat wird nach Abschluss des bilateralen Zusammenarbeitsprogramms einen umfassenden Schlussbericht verfassen. Zudem können sowohl die Partnerstaaten als auch die Schweiz auf der Programm- und Projektebene Evaluationen durchführen lassen. Es ist vorgesehen, dem Parlament einen Bericht über den Verlauf und die Ergebnisse des Gesamtprogramms abzuliefern.

Die für den Schweizer Beitrag zuständigen Einheiten der Bundesverwaltung werden regelmässig durch die EFK geprüft. In ihrem jüngsten Prüfbericht 24414613 stellt die EFK den zuständigen Bundesstellen ein gutes Zeugnis aus. Es wurden seit dem ersten Erweiterungsbeitrag zentrale Aspekte der Zusammenarbeit mit den EU-Partnern verbessert. Fünf Empfehlungen dienen der gezielten Optimierung der Umsetzung des zweiten Schweizer Beitrags und sollen Effizienzgewinne ermöglichen im Hinblick auf die Konzipierung der künftigen Beiträge.

La surveillance des programmes et des projets incombe en premier lieu au service national de coordination dans l’État partenaire. Celui-ci s’appuie sur les rapports périodiques relatifs aux progrès réalisés, qui sont fournis par les responsables de la mise en œuvre sur place. Parallèlement, la Suisse estime qu’il est très important de disposer d’un système de pilotage et de surveillance des programmes performant et efficace. Des systèmes de suivi reposant sur les expériences réalisées dans le cadre des contributions précédentes seront mis en place dès le début de la mise en œuvre, tant au niveau des programmes par pays qu’au niveau des différents programmes et projets. La Suisse procédera à ses propres contrôles, effectués par sa représentation sur place et par la centrale de la DDC et du SECO. Les spécialistes suisses et locaux mesureront l’efficacité et l’impact de la mise en œuvre des projets et des programmes et vérifieront l’utilisation des ressources mises à disposition. En plus de contrôler l’exécution correcte des programmes, ils s’intéresseront en particulier à la réalisation des résultats visés. En cas de progrès insuffisants, les offices fédéraux compétents ont la possibilité d’exiger une réaffectation des fonds tant au sein des programmes qu’entre les programmes d’un État partenaire. Les accords de mise en œuvre préciseront les modalités de sélection des programmes et des projets et prévoiront des règles juridiquement contraignantes pour les phases sensibles de la coopération. On peut notamment citer à cet égard :

– l’adjudication des marchés de fournitures et de services, et

– le contrôle de la mise en œuvre des mesures de soutien convenues.

En outre, les accords de mise en œuvre contiennent une clause anticorruption conformément à l’art. 13 de l’accord sur la contribution. La Suisse et l’État partenaire s’engagent ainsi à lutter contre toute forme de corruption. Les procédures de contrôle financier s’appliquent au niveau des programmes comme à celui des projets. Au niveau des programmes, la compétence relève de l’autorité de contrôle nationale, tandis qu’au niveau des projets, les mandats peuvent aussi être attribués à des fiduciaires et à des sociétés d’audit privées. La Suisse peut en outre procéder elle-même à des audits à tout moment.

Au niveau du pilotage stratégique et opérationnel de l’ensemble du programme, des discussions formelles ont lieu dans chacun des États partenaires à un rythme régulier. Avec le service national de coordination responsable, la Suisse contrôle à quel point et pour quelles mesures les ressources ont été engagées, comment progresse la mise en œuvre, et si les objectifs définis sont réalisés. En outre, la Suisse et l’État partenaire conviennent si nécessaire de procéder à des adaptations des programmes et des projets. Les risques sont analysés à cette occasion, et les éventuelles mesures convenues. Au terme du programme de coopération bilatéral, chaque État partenaire rédigera un rapport final complet. En outre, tant les États partenaires que la Suisse pourront faire réaliser des évaluations des programmes et des projets. Il est prévu de remettre au Parlement un rapport sur le déroulement et les résultats de l’ensemble du programme. Les unités de l’administration fédérale qui s’occupent de la contribution de la Suisse sont régulièrement contrôlées par le CDF. Dans le rapport d’audit 24414613, le retour du CDF est positif. Depuis la première contribution, à savoir la contribution à l’élargissement, des aspects centraux de la coopération avec les partenaires de l’UE ont été améliorés. Cinq recommandations visent à optimiser de manière ciblée la mise en œuvre de la deuxième contribution de la Suisse et à permettre des gains d’efficacité lors de la conception des contributions futures.

613 Peut être consulté à l’adresse suivante : www.efk.admin.ch > Publications > Rapports > Audit transversal du versement de la deuxième contribution de la Suisse à certains États membres de l’UE (CDF-24414 ; en allemand avec résumé en français).

Del monitoraggio di programmi e progetti è responsabile, in primo luogo, la rispettiva unità di coordinamento nazionale nel Paese partner, che a tale scopo si basa su relazioni periodiche concernenti lo stato di avanzamento dei progetti redatte dai responsabili locali dell’attuazione. Contemporaneamente, la Svizzera attribuisce grande importanza all’accompagnamento da parte di un sistema funzionale ed efficiente di pilotaggio e monitoraggio dei programmi. A livello sia di programmi nazionali sia di singoli programmi e progetti, all’inizio della fase attuativa verranno istituiti sistemi di monitoraggio basati sulle esperienze acquisite nel quadro dei precedenti contributi. La Svizzera eseguirà autonomamente controlli per verificare i progressi fatti tramite la sua rappresentanza in loco e i servizi della DSC e della SECO alla Centrale. Nello specifico, il personale svizzero e locale valuterà l’efficienza e l’efficacia dell’esecuzione di progetti e programmi così come l’impiego dei fondi. Oltre alla corretta esecuzione dei programmi si tratterà di verificare se sono stati raggiunti i risultati previsti. Se i progressi sono scarsi, gli uffici federali responsabili hanno la possibilità di chiedere una riassegnazione dei fondi, all’interno di un singolo programma o tra i programmi attuati in un Paese partner. Negli accordi di attuazione specifici per Paese verranno fissate regole giuridicamente vincolanti applicabili alla selezione di programmi e progetti oltre che alle fasi più delicate della cooperazione, tra cui:

– l’attribuzione di mandati di fornitura e di prestazioni di servizio;

– la verifica della realizzazione delle misure di sostegno concordate.

Conformemente all’articolo 13 dell’Accordo sul contributo, gli accordi di attuazione conterranno inoltre una clausola anticorruzione in virtù della quale la Svizzera e il Paese partner si impegnano a combattere ogni forma di corruzione.

Sono previste procedure di verifica finanziaria a livello sia dei programmi che dei singoli progetti. A livello di programma è responsabile l’autorità nazionale incaricata della valutazione, mentre a livello di singoli progetti vengono conferiti mandati anche a fiduciarie e revisori privati. La Svizzera potrà inoltre svolgere in qualsiasi momento verifiche proprie.

Sul piano della gestione strategica e operativa globale del programma, in ogni Paese partner, si terranno regolarmente colloqui formali. In tali sedi, la Svizzera e la competente unità di coordinamento nazionale valuteranno l’entità dei mezzi impegnati e per quali misure, lo stato di avanzamento dell’attuazione e il grado di conseguimento degli obiettivi prefissati. Se necessario, saranno concordati congiuntamente eventuali adeguamenti di programmi e progetti. In tale contesto saranno anche analizzati i potenziali rischi e adottate misure appropriate. Alla fine del programma di cooperazione bilaterale ogni Stato partner redigerà un rapporto finale completo. I Paesi partner e la Svizzera potranno commissionare valutazioni a livello sia di programma sia di singoli progetti. Si prevede di sottoporre al Parlamento un rapporto sull’andamento e sui risultati del programma nel suo insieme. Le unità dell’Amministrazione federale responsabili del contributo svizzero saranno periodicamente controllate dal CDF. Nel suo ultimo rapporto di revisione 24414613, il CDF assegna agli uffici federali responsabili una buona valutazione. Rispetto al primo contributo all’allargamento, sono stati migliorati aspetti chiave della cooperazione con i partner dell’UE. Cinque raccomandazioni puntano a ottimizzare in modo specifico l’attuazione del secondo contributo e dovrebbero consentire di migliorare l’efficienza nella pianificazione dei contributi futuri.